「オフィスの環境改善」で期待できる効果とは？

毎日過ごすオフィスを働きやすい環境に整えることは、従業員のモチベーションや企業の生産性に大きく影響すると言われています。

例えば、仕事の作業効率に大きく影響するデスク周りの整理整頓。書類が積み重なったり、文房具が散らばったりとなにかと煩雑になりがちですよね。そうなってしまうと、物を探す時間がかかってしまったり、集中力が落ちてしまったりします。

このような課題に対して「ペーパーレス化」や「文房具の共有化」といった、デスク周りの整理整頓がしやすくなる取り組みを実施し、作業効率の向上を実現している企業様もいらっしゃいます。

今回は、「オフィスの環境改善」に取り組むことで、具体的にどのような効果が期待できるのか、具体策の一例も合わせてご紹介致します。ぜひ参考にしてみて下さい。

従業員が働きやすいように、一人で静かに集中して作業できるスペースの設置やデスクのレイアウトは、従業員の生産性向上に寄与する取り組みの１つとして挙げられます。

また、業務で使う事務用品や備品などの収納場所を予め決めておくことも、「必要な備品がなかなか見つからない」といった、探すのに費やす時間を他の作業に割り当てることができ、業務効率の改善につなげることができます。

社内コミュニケーションの促進につながるのも、オフィス改善の効果の１つです。

例えば、固定席を設けずに自由な席で仕事を行うフリーアドレス制の導入やコピー機・事務用品などを1箇所に集めるといった取り組みは、社員同士の接点が増えるため、コミュニケーションの活性化につなげることができます。

『文房具の共有化』は、コストの削減や省スペース化にもつながります。例えば、ガムテープや穴あけパンチ、修正テープといった使用頻度の低い文房具について、個人で所有していたり、いろんなところに点在していたりしていませんか？

たまにしか使用しない文房具については、決められた場所に保管し共有化することで、会社の収納スペースや個人のデスク周りをすっきりさせることができます（省スペース化）。

また、使用頻度に合わせて発注を行うことで、無駄な発注を減らしたり、重複発注なども防止できるので、コスト削減にもつながります。

実際に2001年よりオフィス改善に取り組んでいる『リコージャパン株式会社岩手支社様』も『文房具の共有化』や『ペーパーレス』といった取り組みで、大幅な経費削減を実現しています。

上記で挙げたようにオフィス環境改善は様々な効果が期待できますが、取り組む上で考慮すべき課題もあります。

例えば、「フリーアドレス制」は他部署コミュニケーションの促進に有効な施策ですが、その反面、自部署内のコミュニケーションが取りにくくなったり、個々の作業の進行度合いが把握しにくくなるといったデメリットもあります。

そのため、導入する際は、どのような目的をもって実施するのかを明確にし、社員に共有することが重要です。

また、取り組む内容によっては、多額のコストや時間、人手がかかります。社員の意見を積極的に取り入れて課題をしっかり把握した上で、自社にとって最優先に取り組むべきことは何なのかを明確にさせてから実施することも大切です。

オフィス改善に目を向けていても、具体的に何をどう変えたらいいのかイメージできないという場合には、他社の事例をぜひ参考にしてみてください。実際に複数の事例を参考にすることで、自社オフィスに取り入れたいポイントを整理することができます。

また最近では、オフィス環境が注目されるようになったこともあり、社内を見学できる企業様もございます。

先程ご紹介した『リコージャパン株式会社岩手支社様』では、『文房具の共有化』や『ペーパーレス』といった経費削減の取り組みはもちろん、他にも、社員同士のコミュニケーション活性化や業務効率の向上につながる様々な改善も実施しています。

オフィス見学ツアーも行っているため、ぜひ参加してみてはいかがでしょうか。